Для тех, кто любит читать

Электронные трудовые книжки – головная боль работодателей?

С января 2020 существует возможность перевода трудовых книжек в электронный формат. Для действующих держателей документа действует добровольный порядок. То есть сотрудники могут выбирать формат ведения трудовой книжки. С 2021 года на всех трудоустраивающихся впервые будут заводиться электронные документы.

Переход на электронные трудовые книжки вызывает немало вопросов и требует проведения ряда подготовительных мероприятий. Давайте разберемся, что к чему.

Нормативная база

Порядок перехода на электронные трудовые книжки регулируется ФЗ №439 (16.12.2019). Правда, сам термин в законе не используется.

Документ предусматривает дублирование всех сведений о трудовой деятельности в электронном виде и хранение соответствующих данных на серверах ПФ.

Указанные сведения, по сути, являются электронной трудовой книжкой, которая будет использоваться при трудоустройстве, смене работы, обращении за пенсией по достижении возраста, выслуге лет и т.п.

5 шагов к переходу на ЭТК

Что нужно сделать работодателю для комфортного перевода сотрудников на электронные трудовые книжки?

  1. Закрепить в локальных нормативно-правовых актах порядок перехода, пересмотреть должностные инструкции ответственных сотрудников кадровой и бухгалтерской службы. В обязанности по оформлению, ведению трудовых книжек необходимо внести соответствующие поправки, например, добавить подготовку и рассылку уведомлений о переходе на ЭТК, сбор заявлений от сотрудников и т.п.
  2. Известить работников о необходимости выбора формата трудовой книжки письменными уведомлениями.
  3. Отследить получение извещений сотрудниками, находящимися в ежегодном, декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком. Надомникам, сезонным работникам и временным сотрудникам также должны быть направлены уведомления о необходимости выбора формата трудовой книжки. Не нужно извещать только совместителей. Они должны получить уведомление по основному месту работы.
  4. Разослать или вручить уведомления до 30.06.2020 (ФЗ №439 ст. 2), включив в число получателей сотрудников, принятых на работу до указанной даты.
  5. Избежать штрафов. За неисполнение норм ФЗ №439 ИП могут заплатить до 5000 рублей, организации – до 50000 рублей.

Если приняты адекватные внутренние меры, уведомления разосланы и вручены в срок, переход на ЭТК пройдет гладко.

Яндекс.Метрика