С января 2020 существует возможность перевода трудовых книжек в электронный формат. Для действующих держателей документа действует добровольный порядок. То есть сотрудники могут выбирать формат ведения трудовой книжки. С 2021 года на всех трудоустраивающихся впервые будут заводиться электронные документы.
Переход на электронные трудовые книжки вызывает немало вопросов и требует проведения ряда подготовительных мероприятий. Давайте разберемся, что к чему.
Нормативная база
Порядок перехода на электронные трудовые книжки регулируется ФЗ №439 (16.12.2019). Правда, сам термин в законе не используется.
Документ предусматривает дублирование всех сведений о трудовой деятельности в электронном виде и хранение соответствующих данных на серверах ПФ.
Указанные сведения, по сути, являются электронной трудовой книжкой, которая будет использоваться при трудоустройстве, смене работы, обращении за пенсией по достижении пенсионного возраста, выслуге лет и т.п.
5 шагов к переходу на ЭТК
Что нужно сделать работодателю для комфортного перевода сотрудников на электронные трудовые книжки?
- Закрепить в локальных нормативно-правовых актах порядок перехода, пересмотреть должностные инструкции ответственных сотрудников кадровой и бухгалтерской службы. В обязанности по оформлению, ведению трудовых книжек необходимо внести соответствующие поправки, например, добавить подготовку и рассылку уведомлений о переходе на ЭТК, сбор заявлений от сотрудников и т.п.
- Известить работников о необходимости выбора формата трудовой книжки письменными уведомлениями.
- Отследить получение извещений сотрудниками, находящимися в ежегодном, декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком.
- Надомникам, сезонным работникам и временным сотрудникам также должны быть направлены уведомления о необходимости выбора формата трудовой книжки. Не нужно извещать только совместителей. Они должны получить уведомление по основному месту работы.
- Разослать или вручить уведомления до 30.06.2020 (ФЗ №439 ст. 2), включив в число получателей сотрудников, принятых на работу до указанной даты.
- Избежать штрафов. За неисполнение норм ФЗ №439 ИП могут заплатить до 5000 рублей, организации – до 50000 рублей.
Если приняты адекватные внутренние меры, уведомления разосланы и вручены в срок, переход на ЭТК пройдет гладко.
